Alla snackar om ”onboarding” och att se till att startsträckan för nya medarbetare blir så bra som möjligt är så klart rätt och klokt. Men hur är det med ”offboarding” (eller ”outboarding” som jag såg någon kalla det för) det vill säga allt som kan och bör göras för att även tiden innan någon ska lämna organisationen blir lyckad? Enligt min erfarenhet är den senare processen vanligen inte lika utvecklad som den först nämnda och därför följer nedan Chefsverkstadens 12 bästa tips för en bra avslutsprocess.

Eller förresten, varför inte kalla den för något roligare som till exempel ”Hej då-processen”, ”Bye bye and welcome back” eller ”Tills vi ses igen”? Det är verkligen värt att fundera på men för enkelhetens skull, och tills vidare, benämner jag nedan företeelsen som ”hejdå”.

Tips nr. 1: Utgå ifrån att alla som lämnar organisationen ska delta i hejdå i någon form. Inkludera alltså även praktikanter, inhyrda medarbetare, konsulter och personer som har varit tidsbegränsat anställda.

Tips nr. 2: Ta gärna fram en standardprocess för hejdå men se till att vara förberedd med flera varianter. Den som har jobbat i organisationen länge och ska lämna den för att gå i pension kan behöva ett annat upplägg än sommarvikarien som går vidare till studier.

Tips nr. 3: Utse en medarbetare som ska vara ansvarig för hejdå i varje enskilt fall. Det är vanligt att någon får uppdraget att vara handledare, mentor eller coach för den som är nyanställd och en liknande funktion kan behövas i förhållande till den som ska sluta.

Tips nr. 4: Anpassa hejdå-perioden till individuella behov. Den som lämnar arbetsplatsen ofrivilligt (kanske har hen blivit uppsagd på grund av arbetsbrist eller så skulle hen helst ha önskat ett fast jobb istället för ett vikariat) befinner sig i en annan situation än den som går vidare i karriären och byter till sitt drömjobb. Några behöver ges tid under perioden för att söka nytt jobb – var då generös med att ge dem den tiden. Andra är ledsna och kan behöva extra stöd samtidigt som någon annan medarbetare vill få möjlighet att jobba dubbelt ett tag för att smygstarta med något nytt. Ja, så där som det kan vara ibland helt enkelt.

Tips nr. 5: Utgå ifrån att alla, ja jag menar alla, som är på väg mot hejdå kommer att ha ett gradvis minskande engagemang i sitt arbete. Ingen vill erkänna det men det är helt mänskligt och något som sannolikt är svårt att råda bot på. Ta därför hänsyn till det och var förberedd på att arbetsprestationen kan försämras under den sista perioden.

Tips nr. 6: Om du vill ha avslutssamtal (eller exitsamtal som det ibland kallas) ska du i förväg fundera igenom syftet med det. Önskar du få den lämnande personens återkoppling för att därigenom kunna förbättra organisationens verksamhet kan det vara klokast att låta en extern part genomföra samtalet. Vill du istället ta tillfället i akt att ge återkoppling till individen är det vanligen bättre att samtalet sker internt. Eller varför inte satsa på båda delarna?

Tips nr. 7: Låt den som ska sluta skriva ett testamente där det framgår hur hen vill att arvet ska förvaltas. Det kan innehålla allt möjligt från ”jag vill att Robert ska ta hand om min kaktus” till ”det är min önskan att riktlinjen om systematiskt arbetsmiljöarbete som jag har jobbat så mycket med verkligen ses över årligen i samverkan med facken”.

Tips nr. 8: Säkerställ kompetensöverföringen, det är viktigt när den som lämnar har suttit på en nyckelposition men också då hejdå handlar om en person som har jobbat i en lägre befattning. Den här fasen i hejdå kan i vissa fall behöva börja så snart det är klart att någon ska lämna organisationen.

Tips nr. 9: Se till att överlämningen av arbetsuppgifter påbörjas i god tid. Jag har själv upplevt situationer då något jag har jobbat jättemycket med och som organisationen behöver och har efterfrågat mer eller mindre hamnar i papperskorgen då jag har slutat och ingen har tagit över stafettpinnen. Det känns sådär måste jag säga. Men det är inte bara tråkigt för den som ska sluta om det inte finns någon att lämna över till, det riskerar att skada verksamheten.

Tips nr. 10: Att fixa praktiska saker som återlämning av nycklar, passerkort, verktyg, utrustning, dator och telefon kan vara enkelt men om vi till det lägger digital avveckling av till exempel lösenord, e-post och access till organisationens interna system kan det genast bli mer komplicerat. Vem ordnar till exempel så att hejdå-personens profil tas bort på företagets externa webbsida och så att det finns ett bra automatsvar på hens mail?

Tips nr. 11: Slarva inte med papper och byråkrati utan var tvärtom jättenoga med den. Vare sig det ska skrivas ett betyg eller ett intyg bör du överlämna det senast sista arbetsdagen. Om den som ska sluta behöver några andra dokument av dig gäller det samma.

Tips nr. 12: Ta farväl på ett lämpligt sätt. Precis som när det gäller övriga delar av hejdå-processen behöver avskedet anpassas till individens behov och önskemål men fundera gärna i god tid på hur det kan ske på ett personligt och värdigt sätt. Att vd som har jobbat i 30 år får ett lite större kalas än praktikanten som funnits på arbetsplatsen endast ett par veckor kan vara naturligt men gör inte skillnaderna mellan olika personer onödigt stora. Och om det är lämpligt kanske också några kunder/brukare/klienter eller samarbetspartners vill delta i hejdå-festen?

Känns det här som ett stort jobb att fixa, kanske större än du hinner med och tycker att du kan prioritera? Då kan det vara värt komma ihåg att praktikanten Elsa kan vara den som du kommer att vilja anställa nästa år och att chefen Ebbot antagligen berättar om sina upplevelser på nästa träff med kompisgänget. Alla som lämnar din arbetsplats kommer att vara ambassadörer och vilket budskap de väljer att förmedla till andra avgörs (bland annat) av hur de upplevde sin hejdå.

Vill du ha hjälp med att se över hejdå-arbetet i din organisation? Eller har du tips på fler saker som borde vara med på listan ovan? Hör gärna av dig till pia.juhlin@chefsverkstaden.se så kan vi prata vidare om hur avslutsprocessen kan bli mer ”Välkommen åter” än ”Bye, bye”.