Små steg i rätt riktning varje dag gör mig så lycklig!

Hos Åsa Wengfelt i Östersund är det ungefär 30 grader kallt när vi talas vid men hon klagar inte för det. Faktum är Åsa är en person som nästan aldrig klagar. Hon älskar sitt jobb som chef för den ortoped- och ryggkirurgiska mottagningen vid Östersunds sjukhus och hon gläds med sina medarbetare då de tillsammans lyckas korta väntetiderna och förbättra verksamheten. Men det betyder inte att chefsjobbet alltid är enkelt och under vårt samtal delar Åsa med sig av erfarenheter från sina drygt 10 år som chef. Till exempel pratar vi om värdet av att vara ”i vägen” och om varför hon tycker att det ibland kan vara en bra idé att lämna högre chefsjobb för att komma närmare verksamheten. Men vi gör väl som vanligt och börjar från början?

Att Åsa blev chef var ingen slump. Hon visste tidigt att det var det hon ville och hon beslöt sig för att utbilda sig till personalvetare på Universitetet. När Försäkringskassan år 2006 utlyste tjänsten som teamledare för en grupp löneadministratörer var hon därför redo att söka: ”Jag ville ha ett jobb där jag kunde få påverka saker och ting, både i med- och motgång, och det fick jag nu. Försäkringskassan skulle centralisera all löneadministration och tanken var från början att jag skulle jobba femtio procent i produktionen och femtio procent som teamledare men så blev det aldrig. Jag hade ungefär 15 medarbetare och det var ett stort förändringsarbete som skulle göras på kort tid så all min tid gick åt till att vara chef.”

”Var det som du trodde att vara chef?” frågar jag och Åsa svarar: ”Nej inte riktigt, kanske var jag lite naiv och hade inte riktigt förstått vad rollen innebar. Tidigare hade jag mest jobbat i mindre organisationer och jag var van vid att de flesta klarade sig själva men här visade det sig att medarbetarna hade stora förväntningar på mig. De hade massor av frågor och jag förväntades kunna svara på allt. Eftersom jag ville göra ett bra jobb försökte jag uppfylla medarbetarnas önskemål men med tiden har jag lärt mig att det finns andra och bättre sätt att leda på.”

 

Konsten att vara i vägen

Åsa fortsatte arbeta i olika chefsroller på Försäkringskassan i närmare 10 år men sedan kände hon att det var dags för förnyelse. Hon valde då att bli chef för en verksamhet som hon själv inte har expertkunskap om – en ortoped- och ryggkirurgisk mottagning. Men det gör inget tycker hon, snarare är det en fördel: ”Mitt ledarskap har gått från att vara den som kan svara på alla frågor till att leda med tillit och vara möjliggörare. Det är förstås viktigt för mig, och för mina medarbetare, att förstå verksamheten och det som händer där men ännu viktigare är att vi stöttar varandra i vardagen.”

För att kunna förstå och ständigt lära sig mer om verksamheten har Åsa utvecklat en metod som hon kallar för att ”vara i vägen”, hon förklarar den så här: ”Jag försöker vara med så mycket som möjligt i det vardagliga arbetet. Jag går runt, lyssnar och är med där det händer. Då kan jag snabbt märka vartåt saker blåser och hjälpa till att lösa problem som har dykt upp. Men när jag är i vägen kan jag också fånga upp kloka idéer och förslag som vi kan använda vi vårt arbete med ständiga förbättringar. Medarbetarna är specialister inom sina områden och jag behöver inte kunna allt i detalj men ju mer jag förstår av helheten desto bättre kan jag utöva ett gott chefs- och ledarskap.”

 

Ibland går det bra men inte alltid…

På Östersunds sjukhus likväl som på många andra arbetsplatser används numera metoder och verktyg som är hämtade från Lean-filosofin, ett exempel på det är produktionsstyrning. Det kan låta tekniskt och byråkratiskt men handlar i grunden om att ha kunskap om verksamheten för att därigenom kunna förbättra den. Åsa berättar: ”Ofta har ortopeder olika specialiteter, några är jätteduktiga på knän och andra på fötter. Då kan det ibland hända att patientbehoven inte matchar vårt utbud av läkartider. Så var det hos oss vilket medförde långa kötider och det ville vi göra något åt. Vi satte igång att analysera orsakerna och tog tillsammans fram förslag på förbättringsåtgärder. En lösning blev till exempel att vi träffas över yrkesgränserna på PULS-möten en gång i veckan. Då ser vi hur produktionen fungerar och vad vi behöver tänka på i framtiden. Det hjälper oss att få en gemensam syn på läget och vi kan ta snabba beslut. En annan sak vi gjorde var att gå igenom våra väntelistor ordentligt. Några av mina kollegor trodde inte att det behövdes men när vi ändå satte igång kunde vi städa bort patienter som av olika skäl inte längre skulle stå på listorna. På det sättet minskade vi köerna ännu mer. ”

Det låter ju väldigt bra tänkt det här men jag kan inte låta bli att undra om Åsa alltid har lyckats så här bra i sitt chefsarbete. Jag ställer frågan och får veta att visst har även hon stött på utmaningar: ”Jag minns ett tillfälle då jag ledde ett projekt som inte gick så bra. Efter ett tag började medarbetarna klaga och det gick så långt att min överordnade chef helt enkelt gick in och tog över alltihopa. Det kändes förstås inte alls bra men jag lärde mig ett par viktiga saker av det som hände. För det första ska man som chef eller ledare alltid se till att man har ett tydligt uppdrag. Om man inte har det, eller om förutsättningarna ändras efter vägen, kan det gå galet och jag borde ha ställt större krav på styrgruppen och begärt mer stöd från min chef. En annan sak som jag har tagit med mig är att be om hjälp när det strular. Om jag hade gjort det i tid hade jag kanske fått hjälp av min chef och då hade det inte behövt sluta som det gjorde.”

Men hur, funderar jag, kan man förhålla sig i situationer när man trots att man försöker göra sitt bästa ändå inte lyckas riktigt som chef? ”Det är lätt att vara efterklok och klandra sig själv för sådant som blir fel men jag brukar tänka att ordet ’förklok” inte finns. Det vill säga ingen kan veta exakt hur det kommer att gå med saker och ting, man får helt enkelt göra så gott man kan med de förutsättningar som finns. Det är något jag har blivit mycket bättre på med åren och jag pratar också ofta med andra om det. Att ägna sig åt kollektivt deppande över sådant som blev tokigt leder ju ingenstans.”

 

Åsas bästa tips

Nu börjar tiden rinna ut för både Åsa och mig så det är dags att avrunda vårt samtal men innan dess passar jag på att fråga Åsa om hon har några tips att skicka med till våra läsare och det har hon förstås: ”Till den som redan är chef skulle jag vilja säga ’våga byta bransch och nivå emellanåt’! Jag har ju själv gått från en bransch till en annan och från att vara chef över chefer till att åter vara första linjens chef och det har verkligen berikat mig. Det jag har lärt mig tidigare har jag med mig in i det nya samtidigt som förändringen ger nya perspektiv. Och att varva chefskap på olika nivåer är inget misslyckande, tvärtom kan det vara en styrka och ge väldigt positiva effekter både för en själv och för den verksamhet där man befinner sig.”

Klokt, tänker jag, så borde fler resonera. Men hur ska då den som är på väg in i sitt allra första chefsjobb göra för att det ska gå bra? ”Skaffa en mentor” säger Åsa direkt och fortsätter: ”Det är lätt hänt att tro att man måste klara allt redan första dagen men det är inte så enkelt för den som är ny. Så se till att ha en mentor eller en coach som du kan få stöd och tips av. Sedan tycker jag att alla nya chefer behöver tänka på att människor är så mycket mer än vad vi kan se på utsidan. Genom att försöka förstå hur olika personer tänker, känner och fungerar är mycket vunnet. Det betyder inte att ni alltid kommer att tycka likadant eller vara eniga om allt men kan du locka fram dina medarbetares personligheter kommer alla att vinna på det.”

Jag tackar Åsa för att hon har tagit sig tid för att tala med mig och frågar allra sist om hon har något hon vill tillägga. Då säger hon något som bekräftar min känsla av att Åsa verkligen älskar sitt jobb: ”Det är fantastiskt roligt att få jobba här! Vi blir bättre hela tiden och det är så härligt när vi lyckas förbättra tillsammans – det gör mig lycklig!” Låter inte det bra så säg?

 

Intervjun med Åsa Wengfelt gjordes av Pia Juhlin Åstrand torsdagen den 8 mars år 2018. Om du har förslag på någon chef som vi borde intervjua är du välkommen att höra av dig till pia.juhlin@chefsverkstaden.se.