Chef i den akademiska världen – inte som andra chefsjobb

På väg till mitt möte med Bino Catasús oroar jag mig aningens för att intervjun ska bli tråkig. Bino är ju professor i redovisning och revision vid Stockholms Universitet, hur kul kan det vara på en skala? Men samtalet med honom gör mig nästan löjligt upprymd eftersom han så generöst bjuder på såväl personliga som professionella perspektiv och tankar. Till exempel får jag veta hur två problem kan slås samman och på det sättet lösa båda, varför det är viktigt att förmedla dåliga nyheter direkt och hur det känns att lämna chefsjobbet för att få mer frihet även om det sker på bekostnad av mindre möjligheter att påverka. Och så förklarar han pedagogiskt skillnaden mellan att ta saker och ting allvarligt och bokstavligt. Men mer om det snart, vi börjar väl som vanligt från början?

Binos första chefsjobb var som kolloföreståndare på Barnens Ö där han 24 år gammal fick ansvar för tio medarbetare och för en massa ungar som under några sommarveckor skulle få leka och njuta av sommarlovet. Han fick jobbet trots ytterst begränsad erfarenhet av att arbeta med barn och fast han var yngst i gänget. Bino berättar: ”Jag var jätterädd i början och bestämde mig snabbt för att ha fokus på två mål. Det första var att inget barn skulle skadas eller fara illa, det andra att jag skulle hålla budgeten och det lyckades jag faktiskt med de tre år som jag jobbade där. När det gällde det där med ekonomi insåg jag ganska snart att alla inte var så intresserade av det och då hittade jag på en termometer. Jag ritade upp en sådan och satte den på kylskåpsdörren och så fyllde jag kontinuerligt på med information om hur mycket vi hade gjort av med av vår tillgängliga budget. Det var ett enkelt sätt att visuellt visa hur vi låg till.”  Se där, tänker jag, redan då var Bino intresserad av det som senare skulle bli ett av hans fokusområden – hur vi tar till oss och använder information, siffror och nyckeltal…

 

Inom universitetsvärlden finns det inget ”vi”

Så går åren. Bino Catasús utbildar sig, disputerar och forskar och när vi har kommit fram till år 2008 är det dags att bli chef ”på riktigt”. Då blir han både forskningsledare och ämnesansvarig på Företagsekonomiska Institutionen vid Stockholms Universitet. Jag frågar Bino om det är något särskilt med att vara chef inom den akademiska världen och han tvekar inte ett ögonblick om svaret. ”Något som är speciellt med att vara chef i den här miljön är att det sällan är så att ’min framgång är din framgång’. Som forskare kan det till och med vara tvärtom det vill säga att om någon annan lyckas, till exempel får forskningsanslag, kan det vara på min bekostnad. Det betyder att det där med att ta fram strategier och gemensamma mål är jättesvårt. Och då blir det förstås knepigt att bygga team också. Jag försökte hantera det genom att göra projekt och seminarier så utmanande och roliga som möjligt så att så många som möjligt skulle kunna gå hem från jobbet lite klokare än när de kom dit på morgonen.”

Det här låter spännande så jag ber Bino berätta mer om hur vardagen som chef ser ut på universitetet och han fortsätter: ”Jag förvånades ofta över att det fanns ett så stort behov av mig som chef. Mina medarbetare var ju alla intelligenta och väldigt kompetenta men ändå ville de gärna diskutera allt möjligt med mig. Kanske beror det på att man som forskare ibland kan få vänta flera år på att bli färdig med de projekt man arbetar med och under den tiden får man inte så mycket feedback och uppmuntran. Det här blev emellanåt ett problem eftersom både jag och mina kollegor då och då jobbade på olika platser så det gällde att snabbt försöka avgöra vilka mail, telefonsamtal och möten som var viktiga och vilka som kunde vänta.”

 

Frihet kan vara viktigare än möjligheten att påverka

Efter nästan tio år i ledarposition valde Bino för en tid sedan att kliva av sitt chefsjobb och när han berättar varför märks det att han har tänkt igenom sitt beslut noga och att han är beredd att ta konsekvenserna av det: ”Jag kände att jag till slut blev en person som alla skulle stämma av allt med. Det gav mig stora möjligheter att påverka men samtidigt blev det svårare för andra röster och idéer att komma fram som de borde. Jag tror helt enkelt att det i längden hade blivit skadligt för organisationen om jag hade fortsatt. Dessutom hade jag personliga skäl. Jag var trött på alla möten och på att min tid var så uppstyrd, det kändes som att det var dags att prioritera frihet före min möjlighet att påverka. En konsekvens av det har blivit att jag nu måste acceptera beslut som jag kanske inte riktigt gillar men det är så det måste bli och det känns helt okej för mig.”

Även om Bino alltså nu har valt ett friare forskarliv framför chefsjobbet ser han flera fördelar med att vara chef: ”Då fick jag tillgång till all information och därmed också en helhetssyn. Det har ibland gjort att jag har kunnat se ett problem här och ett annat där och genom att slå ihop dem kunde jag hitta lösningar som annars hade varit svåra att få till. Dessutom är det en härlig känsla när någon medarbetare gör något riktigt bra och man kan få känna sig delaktig i det – jag blir liksom en del av historien.”

 

Binos bästa verktyg

Tiden börjar rinna ut för vårt möte och där vi sitter, i Handelshögskolans stora sal strax innanför entrén, brusar det av studenter som löser business cases, pluggar inför nästa tenta och skvallrar om vad som hände på den senaste tentapuben (i alla fall är det vad jag gissar att de gör). Jag ber Bino att dela med sig av några konkreta tips som chefer och ledare kan använda i sin vardag och det visar sig att han har flera sådana att bjuda på. ”En sak jag har lärt mig är att om jag behöver förmedla dåliga nyheter till någon så ska jag göra det direkt och inte vänta. Ibland har det känts frestande att skjuta upp sådana samtal men det blir inte bra. Dels måste jag gå omkring och oroa mig och dels finns en risk att mottagaren hinner få tag på informationen någon annan väg. Då skadas förtroende för mig och lojaliteten minskar. En annan bra grej som jag brukar tänka på är att fatta tidsbegränsade beslut. Det är ju faktiskt sällan så att vi kan veta att det beslut vi tar är det rätta och det bästa. Istället brukar jag säga att vi ska göra saker som inte blir sämre och helst lite bättre. Då är det klokare att ta det beslut man tror på och säga att det ska gälla till exempel i två år. Då blir det inte lika dramatiskt och det är lättare att ändra sig längre fram.”

”Tack snälla Bino!” säger jag och överväger att runda av men Bino har blivit varm i kläderna och är inte riktigt klar än så han fortsätter. ”Det sämsta man kan göra som chef är att inte våga erkänna när man har fel. Det finns ingen som alltid gör rätt och om inte jag törs erkänna det kommer ingen annan att våga göra det heller. Då blir det svårt att skapa förutsättningar för lärande. Sedan har jag lärt mig att ta saker allvarligt men inte alltid bokstavligt. Det finns en massa policys och rutiner som ska följas och visst måste saker och ting göras rätt men ibland är det helt enkelt omöjligt. Då försöker jag ta det på allvar även om jag inte följer allt bokstavligt. Och så en annan sak – sluta snåla! Alltför ofta möter jag chefer som ägnar alldeles för mycket tid åt småbeslut om småpengar, det är dumt. Det är bättre att vara generös med det lilla och istället ägna energin och tiden och stora och dyra beslut.”

Nu känner jag mig verkligt nöjd, tackar igen och stänger ned datorn men nej då, Bino har ett tips till. Som tur är ritar han på en servett som jag kan sno med mig för att inte glömma bort det. ”Sätt inte regler efter de som är sämst eller som gör fel på arbetsplatsen. Risken är att reglerna “drabbar” de som ändå sköter sig och för dem skapar reglerna irritation och ineffektivitet. Dessutom är det kanske så – eller till och med sannolikt så – att de som inte sköter sig ändå inte kommer att följa reglerna. Om någon eller några inte gör det de ska är det bättre att snacka med dem istället för att införa styrningsrutiner och kontrollfunktioner som slår mot de personer som faktiskt gör rätt.”

Intervjun med Bino Catasús gjordes av Pia Juhlin Åstrand tisdagen den 6 februari år 2018. Om du har förslag på någon chef som vi borde intervjua är du välkommen att höra av dig till pia.juhlin@chefsverkstaden.se.