Chef med självdistans som vågar delegera mer

Martin Runefelt har varit chef i 25 år. Under den perioden har han jobbat i både privat och offentlig sektor, i mindre bolag och i multinationella företag. Han har haft roller växelvis inom HR och som linjechef och har fått vara med om såväl konkurs med åtföljande uppsägningar som stark tillväxt och expansion. Med åren har Martin lärt sig vikten av att delegera – på riktigt – och han försöker låta bli att ta sig själv på för stort allvar. Idag jobbar Martin med frågor som handlar om ledarskap och chefsförsörjning på Sveriges tredje största myndighet, Försäkringskassan, och vi möts i ett spännande samtal som kommer att handla om mycket mer än jobbet som chef.

När jag och Martin ses på det anrika caféet Ritorno i Stockholm är det en av vårens första riktigt varma dagar men trots det sätter vi oss inomhus. Vi vill undvika distraktioner från glada barn och soltörstande flanörer och det visar sig vara ett klokt beslut eftersom uteserveringen snart är knökfull med folk som upprymt slår till på ett glas rosé. När vi väl har fått vårt kaffe ber jag, som vanligt, Martin att börja med att berätta om sitt första chefsjobb.

”För några år sedan hittade jag gamla anteckningsböcker från när jag var kanske tolv år gammal. I dem hade jag skrivit ned en massa idrottsresultat, jag var lite av en ’tabellfreak’ vid den tiden, men också tankar som jag i efterhand kan se handlade om företagande, organisering och personalfrågor. Min pappa var chef och kanske var det därifrån jag fick intresset för sådant? I alla fall bestämde jag mig tidigt i karriären för att jag ville bli chef och mitt första chefsjobb var som personalchef på bemanningsföretaget Kontorsjouren.”

”Hur var det?” frågar jag och Martin svarar genast ”Kul!” men förklarar sedan att jobbet efter ett tag blev något mindre lustfyllt. ”Sverige drabbades vid den här tiden av en allvarlig lågkonjunktur där många företag fick svårt att klara sig och för att göra en lång historia kort slutade Kontorsjourens verksamhet i en konkurs. Då blev det mitt jobb att hantera alla som skulle sägas upp innan jag själv blev uppsagd. Det kändes verkligen inget vidare men jag lärde mig en hel del av det som hände. Till exempel gick vi för fort fram och de som sades upp fick inte tillräckligt med stöd. Så skulle jag aldrig göra idag men när det här hände var jag bara drygt 30 år gammal och hade ännu inte landat i min chefsroll.”

 

Fler sms men färre samtal

Vi pratar oss vidare genom Martins yrkesliv och jag frågar vilken som är den största förändring i chefsarbetet som har skett under hans 25 år som chef. Svaret jag får handlar om två saker, utvecklingen av ny teknik och att det faktum att arbete på olika fysiska platser har blivit vanligare. ”När jag jobbade på 3M använde vi visserligen mail men det var en teknik som inte var särskilt spridd på svenska arbetsplatser. Det innebar att den största delen av kommunikationen vid den här tiden skedde genom fysiska möten eller i telefon. Idag finns istället nästan oändligt många alternativ för mig när jag vill kommunicera med mina medarbetare. Mailen förstås men också sms, messenger, skype, facetime och en massa olika chattfunktioner. Det är så klart något som underlättar i många situationer men det finns också risker.”

Jag tror att jag anar vad Martin menar men vill vara säker så jag frågar ändå och Martin förklarar: ”Parallellt med den tekniska utvecklingen har vi sett en förflyttning från arbete mellan åtta och fem där all arbetstid tillbringas på jobbet till en situation där många medarbetare kan arbeta hemifrån, på resa eller egentligen var som helst. Det här är jättebra för många. Till exempel underlättar det utmaningen med att få ihop livspusslet och det kan minska restider och stress. Men samtidigt betyder det att chef och medarbetare träffas fysiskt mer sällan. Som chef kan det då vara svårt att i tid upptäcka om någon inte mår bra, har svårigheter i jobbet eller kanske till och med börjar avvika lite från uppsatta mål.”

”Här är han något viktigt på spåret” tänker jag och ställer den logiska följdfrågan: ”Har du då några tips till den chef som oftare kommunicerar med medarbetarna via skype och sms än i verkliga livet? Hur minimerar man de här riskerna?” ”Det finns flera saker man kan göra” säger Martin. ”till att börja med är det bra att upprätta spelregler och strukturer för kommunikationen. De kan innehålla sådant som när och hur ofta man ska delta i fysiska möten och vara på plats på jobbet men också regler om förväntad tillgänglighet och svarstider för den som befinner sig på distans. Enligt min erfarenhet är det också bättre med en ’skypefika” än inget möte alls, det får inte bli för glest mellan kommunikationstillfällena. För egen del har jag försökt att ha regelbundna uppföljningar så att jag inte missar något. Det kan vara enkla noteringar om när jag senast hade kontakt med var och en och kanske ett par rader för att komma ihåg vad vi talade om. På det sättet minskar jag risken för att saker och ting ramlar mellan stolarna.”

 

När livet vänder

Innerst inne vet vi alla om det men vi undviker att tänka på det – när som helst kan livet vända och allt måste omprövas. I Martins fall hände just det år 2008. Hans chefskarriär rullade på och allt var som det skulle men en dag kände han att något inte stod rätt till i kroppen. Efter läkarbesök och utredningar konstaterades den obehagliga sanningen: Martin hade leukemi. Vardagen på kontoret byttes mot sjukskrivning, behandlingar och till sist en stamcellstransplantation. Idag mår Martin bra men han har fått en lite annorlunda syn både på livet och på sitt ledarskap. ”När jag började jobba efter min sjukskrivning fick jag ett nytt chefsjobb men orkade till att börja med bara med en arbetstid på 25%. Det var en väldigt speciell situation och jag behövde ompröva mitt sätt att leda. Valet föll på att arbeta strategiskt med delegering och med tiden insåg jag att det inte var farligt att släppa kontrollen. Jag hade så klart delegerat tidigare också men nu tog jag det till en ny nivå. Visst, det kändes lite osäkert i början, som chef har jag ju ändå det yttersta ansvaret för verksamheten, men jag kom till en punkt där jag kände att jag kunde fortsätta vara seriös och professionell utan att ta mig själv på så stort allvar. Jag fick helt enkelt en större distans till mitt arbete och till mig själv och förstod på djupet att det finns fler än jag som kan göra mitt jobb.”

Så här långt komna i samtalet är både Martin och jag en smula tagna så vi hämtar påtår och pustar lite innan vi fortsätter. Nu vill jag få del av Martins tankar och tips till den som ska börja sitt första chefsjobb, vad tänker han om det?

 

Martins tips

”Det viktigaste för den som ska börja sitt första chefsjobb, eller för den delen ett nytt chefsjobb, är att sätta sig in i verksamheten. Man behöver inte kunna allt men det är viktigt att förstå verksamhetslogiken – vilka mål finns och vad påverkar om det går bra eller dåligt? Det är det som är viktigast för chefen att ha koll på. Det betyder att nyfikenhet är en viktig egenskap att ha. En annan sak som är betydelsefull är att skaffa sig grundläggande förståelse för hur människor fungerar. Du behöver veta vad som motiverar, hur grupper fungerar och vad som är viktigt för att människor ska må bra på jobbet och vilja göra ett bra jobb över tid. Många startar med att lära sig arbetsrätt och annat om regler och förordningar men det kan ofta en HR-funktion hjälpa till med så börja med människokunskapen säger jag.”

Klok som en pudel är han, Martin, och jag kan bara instämma i hans resonemang. Men nu har tiden rusat och vi har redan suttit på Ritorno betydligt längre än planerat så det är dags att ställa dagens sista fråga: ”Att kliva på ett chefsjobb kan ju vara ganska lätt men hur vet man när det är dags att kliva av istället?” Martin tänker efter lite och säger sedan: ”På nästan alla arbetsplatser förekommer det att beslut fattas och saker görs utan att det alla gånger är rationellt. Det beror ofta på att det finns internpolitiska spel som handlar om makt och inflytande och att personer drivs av egna agendor, rädsla och prestige snarare än av en vilja att arbeta för verksamhetens bästa. I någon mån är det här något som alla chefer måste leva med och det går om man har en lagom självdistans. Men om den egna frustrationen blir för stor och det känns som om det inte längre går att leverera det man vill kan det vara dags att gå vidare och göra något annat. Det handlar till sist om självrespekt.”

Där sätter vi punkt för dagen. Martin ska hem och förbereda helgens repetition med rockbandet ”Pakten Q” där han spelar trummor och jag behöver handla lite fredagsmat. När jag sitter på tunnelbanan tänker jag på vårt samtal och bestämmer mig för att försöka ta mig själv på lite mindre allvar framöver, kanske är det något som fler kan ha nytta av att pröva?

Intervjun med Martin Runefelt gjordes av Pia Juhlin Åstrand fredagen den 13 april år 2018. Om du har förslag på någon chef som vi borde intervjua är du välkommen att höra av dig till
pia.juhlin@chefsverkstaden.se.