”Communicare” betyder ”att göra gemensam”

Han har gått från att vara officer inom Försvarsmakten via jobb som (bland annat) enhetschef inom Polismyndigheten till ett spännande uppdrag i ett internationellt projekt. Han vet vilka konsekvenser det kan få när chefen missar att vara tillräckligt närvarande och han har en genomtänkt ledarfilosofi som verkligen fungerar. Dessutom anstränger han sig för att lära sig serbiska. Vem är det? Möt Max Lutteman – mannen som år 1999 utsågs till världens näst starkaste polis.

Max och jag träffas en solig försommardag och vårt samtal startar i det internationella uppdrag han har just nu – vad handlar det egentligen om? ”Jag är strategisk polisrådgivare och projektledare för ett bilateralt projekt mellan Sverige och Serbien.” inleder Max och fortsätter förklara: ”Det övergripande målet med det vi gör är att stödja Serbien i landets strävan efter att bli medlem i EU. Projektet är finansierat av SIDA och det innebär ett nära samarbete med den svenska ambassaden i Belgrad. I korthet innebär det aktiviteter inom fyra områden med fokus på att utveckla den serbiska polisens verksamhet så att den kan uppfylla de krav som ställs inom EU. I det ingår till exempel forensisk utveckling, införandet av ett underrättelsestyrt polisarbete och att utveckla en genderagenda.”

”Oj!” säger jag, ”det låter jättespännande. Hur kom det sig att du hamnade där?” frågar jag och Max svarar ”Jag har jobbat utomlands innan också, bland annat i Kosovo och i mellanöstern, och jag vet att det är väldigt utvecklande att göra det. Tidigare utlandsuppdrag har bidragit till att jag har växt både som människa och som chef. Det är lärorikt att verka som ledare i olika kulturer så när den här möjligheten dök upp kändes det självklart att tacka ja.”

Max solbränna är något mer utvecklad än den som jag och alla andra som plågats av den kalla svenska våren har hunnit få och han ler nöjt när han fortsätter: ”Jag gillar verkligen Serbien som är ett spännande land och det är en förmån att få bo där under en period. Faktum är att jag till och med har börjat plugga serbiska och det går riktigt bra.”

 

Olika kontext kräver olika ledarskap

Innan Max reste till Serbien arbetade han som chef för Polismyndighetens kompetensutvecklingsenhet. I enhetens ansvar ingick såväl den grundläggande polisutbildningen som all den återkommande kompetensutveckling som poliserna behöver. ”Vi hade en kurskatalog med drygt 300 olika utbildningar. Det kan låta mycket men ständigt lärande är jätteviktigt för att poliserna ska kunna klara sitt komplexa uppdrag. Ungefär 6% av deras arbetstid ägnas åt utbildning av olika slag.”

I jobbet som chef för kompetensutvecklingsenheten hade Max fem underställda sektionschefer och sammanlagt ungefär 400 medarbetare men i Serbien leder han en betydligt mindre grupp. ”Idag har jag sex underställda, fem av dem är lokalanställda och en är svensk men vi har också ofta polisexperter som arbetar tillfälligt hos oss. Det är förstås en kontrast jämfört med mitt förra jobb och jag behöver tänka på hur jag utövar mitt ledarskap. Framför allt befinner jag mig i en annan kontext och jag måste se till att jag verkligen tar vara på all kompetens som finns hos både medarbetare och polisexperter.”

 

Från hårdför chef till empatisk ledare

Nu ringer telefonen och Max behöver ta ett samtal från Serbien innan vi fortsätter. Jag smyglyssnar lite, så klart, och tycker att hans jobb verkar vara väldigt spännande. Men hur började det egentligen? Max ler brett, verkar glad över frågan och berättar: ”Jag gjorde min värnplikt som jägarsoldat och kände direkt att jag gillade försvaret. För en 19-årig Max Lutteman, som kanske hade varit lite strulig ett tag, kändes det bra att befinna sig i en miljö där det fanns tydliga kopplingar mellan handlingar och konsekvenser. Därför utbildade jag mig till officer och jobbade sedan som chef på olika nivåer, bland annat med utbildning av nya soldater. Det var en fantastisk skola och jag lärde mig massor även om det ledarskap jag utövade då var mycket mer auktoritärt och styrande än det jag ägnar mig åt idag.”

”Intressant” tänker jag och frågar: ”Betyder det att du jobbar på ett annat sätt nu?”. ”Ja, definitivt” svarar Max och fortsätter: ”Ledarskapet måste alltid utgå från situation och person och med tiden har jag förstått att människor som får vara delaktiga i det som sker blir engagerade och tar ett större ansvar. Den viktigaste nyckeln till att det ska bli så är att alla känner till svaret på frågan ’Varför finns vi till?’ – det måste finnas ett syfte och en mening med det vi gör på jobbet. När jag lyckas med att förmedla det skapas engagemang och det leder i sin tur till goda resultat. Det är det bästa med att vara chef – när vi tillsammans kan göra skillnad!”

 

Intressentanalys som prioriteringsverktyg

Han låter verkligen genomtänkt, Max Lutteman, men även han måste väl ha gjort misstag någon gång? Ja, visst är det så och Max har inget emot att dela med sig av ett exempel på det: ”När jag började mitt jobb som chef på kompetensutvecklingsenheten hade jag jättemycket att göra. Sammanslagningen till en enda polismyndighet var precis genomförd och det var ett stort tryck från många håll. Det gjorde det svårt att prioritera och så här i efterhand inser jag att jag borde ha ägnat mer tid åt det jag pratade om tidigare det vill säga att diskutera verksamhetens syfte och mål med medarbetarna. Hade jag varit mer närvarande i organisationen så hade antagligen frustrationen hos medarbetarna blivit mindre och resultatet bättre.”

Max tycker alltså att närvaro är viktigt men han vet samtidigt hur svårt det kan vara i praktiken när det finns allt för mycket på att göra-listan så jag frågar: ”Hur löser du det, har du någon strategi för att lyckas med balansen?” Svaret kommer direkt: ”I en situation där jag inte kan hinna med allt tar jag fram ett beslutsunderlag. Det består av en intressentanalys där jag klustrar personer och funktioner utifrån hur viktiga de är för att jag ska kunna utföra mitt uppdrag. Sedan prioriterar jag helt enkelt mitt arbete utifrån listan. På det sättet kan jag lägga min tid där den blir mest värdeskapande.”

 

Max bästa tips

Eftersom Max vid det här laget har samlat ihop drygt 30 års erfarenhet av chefs- och ledarskap och också har varit med om att rekrytera och introducera många nya chefer undrar jag om han har några goda råd att ge till den som ska börja sitt första chefsjobb. “Förmågan att kommunicera.” svarar Max utan en sekunds tvekan. ”Ordet kommunikation kommer från det latinska ordet communicare och det betyder ungefär ’göra gemensam’ eller ’dela’ och det är just det man måste ägna sig åt som chef. I det ingår inte bara att sända budskap utan också att vara duktig på att lyssna och verkligen försöka förstå andra. Chefer som inte kan eller gillar att kommunicera kan i och för sig klara sig men de kommer knappast att bli särskilt framgångsrika.”

”Finns det något mer som är bra att tänka på?” frågar jag och Max räknar upp några saker: ”Ha inte för bråttom med att genomföra förändringar när du är ny i organisationen. Vila på hanen, bygg relationer och lyssna innan du gör något. Sedan är det klokt att jobba med tilliten och inte ha ett för stort kontrollbehov. Visst, när du litar på att andra ska göra saker är det inte alltid det blir som du har tänkt dig men det gör i regel inget. Det kan till och med bli bättre än du trodde! Kvalitet är viktigt men försök inte att göra allt perfekt för det finns det sällan tid till. Och så tycker jag att det är bra att då och då ta ett steg tillbaka, stanna upp och zooma ut. Det är viktigt för att inte hamna i tunnelseende och missa viktiga saker. Dessutom gäller det att kunna ha kul på jobbet och att inte ta saker och ting allt för allvarligt, det finns annat i livet än arbetet. Så att ta sig tid för sådant som att sköta hälsan och umgås med personer utanför jobbet måste också prioriteras.”

 

Världens näst starkaste polis

Samtalet med Max har vindlat fram och tillbaka och jag har fått många bra saker jag kan ta med mig hem till Chefsverkstaden men innan vi skiljs åt måste jag förstås fråga om det där med att jag har hört att Max är världens näst starkaste polis. Stämmer det verkligen? Max ler och bekräftar sedan att ryktet är sant: ”Vart annat år genomförs något som kallas för ’World police and fire games’ och år 1999 tävlade jag i styrkelyft då tävlingen genomfördes i Stockholm. Jag blev två i min viktklass så ja, det stämmer det du säger.”

Intervjun med Max Lutteman gjordes av Pia Juhlin Åstrand måndagen den 14 maj år 2018. Om du har förslag på någon chef som vi borde intervjua är du välkommen att höra av dig till pia.juhlin@chefsverkstaden.se.

Vill du vara säker på att inte missa kommande intervjuer i serien Chefer berättar eller något annat som händer i Chefsverkstaden kan du prenumerera på vårt nyhetsbrev. Det kommer en gång i månaden och du kan avanmäla dig när du vill. Anmäl dig här om du vill vara först med det senaste!