Om du aldrig känner behov av att prioritera på jobbet har du antingen a) en helt perfekt arbetsbelastning, ett tydligt uppdrag och tillgång till allt stöd och de verktyg du behöver i din vardag som chef eller så b) har du alldeles för lite att göra. I det första fallet är det bara att gratulera och i det andra möjligen anledning att beklaga men för oss som har en mer normal arbetssituation händer det ganska ofta att vi måste prioritera. Men vad menas då med det?

En sökning på nätet ger följande synonymförslag till ordet ”prioritera”: ge företräde åt, ge förtur, behandla med förtur, ge preferens åt, gynna, främja, favorisera och föredra (källa www.synonymer.se). Spontant känns en del av orden lite obehagliga – det kan väl aldrig vara bra att favorisera eller gynna någon eller något? Eller kan det kanske ändå det och när är det i så fall okej?

Till att börja med kan vi konstatera att det kan finnas flera olika anledningar till att ett prioriteringsbehov uppstår. I det korta perspektivet kan det handla om att värna oss själva och vår egen arbetssituation men också om att se till att i första hand göra sådant som är viktigt för att undvika att skador uppstår i verksamheten eller hos medarbetarna. Till exempel kanske jag måste prioritera att äta lunch framför att gå på ett budgetmöte – annars mår jag inte bra – eller så väljer jag att stötta en medarbetare som har det tufft istället för att städa min mailbox. Jag ger alltså preferens till sådant som jag tycker är viktigt för mig själv, mina medarbetare och verksamheten.

I ett längre perspektiv kan också prioritering vara nödvändig och lämplig. Att till exempel satsa på att genomföra grundläggande systemförändringar snarare än att springa på (samma) akuta kris igen och igen kan vara ett sätt att på sikt skapa en bättre arbetssituation för alla på jobbet. Ett sådant val kan vara att lägga tid på en rotorsaks- och konsekvensanalys när du för tredje dagen i rad är trippelbokad på möten. Med hjälp av den kan du i bästa fall förhindra att det sker igen. Prioritering är därmed inte bara lämpligt utan också många gånger önskvärt. Det ingår helt enkelt i ditt jobb som chef att välja i vilken ordning du ska göra saker och ting. Men på vilket sätt kan du då göra det på bästa sätt?

En parameter som kan vara till hjälp då du sliter med frågan ”Ska jag göra A, B eller C först?” handlar om vilket slags problem du står inför. Enkelt kan man säga att sådant som är (i första hand) någon annans problem eller ett olösligt problem (sådana finns, till exempel kan du inte påverka vädret och bilköerna) bör placeras längre ned på din ”att göra-lista” än sådant som du kan kategorisera som ”mitt problem”.

Ett annat verktyg som kan hjälpa dig på vägen – om du tar dig tid att använda det – är att försöka analysera ditt prioriteringsbeteende. Det vill säga att undersöka vilka drivkrafter som är starkast då du väljer vad som ska göras först. Är du en person som kommer springande så snart något verkar vara akut eller föredrar du att hålla dig till den plan du har? Tenderar du att gå på magkänsla eller försöker du att systematiskt analysera situationen? Och vilket går först för dig – händelser som har med människor att göra (till exempel då en medarbetare vill prata med dig bums) eller sådana som hänger ihop med helheten i systemet (till exempel det viktiga möte du har kallat till och som du strax ska leda)? Om du dessutom ägnar en stund åt att utvärdera vilka konsekvenser ditt preferensbeteende brukar få kan du, med lite god vilja, förstå dig själv bättre och – om du vill – ändra ditt sätt att prioritera.

Tja, så här funderar jag denna mulna novembermåndag. Vad tänker du när du har läst min text om prioritering? Känner du igen dig? Har du andra prioriteringstips eller verktyg för att hantera ”Carola-situationer” det vill säga då det känns som att vara ”Fångad i en stormvind”? Kommentera och dela gärna! Och vill du vara säker på att inte missa något från oss i Chefsverkstaden är du varmt välkommen att anmäla dig till vårt månatliga nyhetsbrev.