”Jag sade ju att jag skulle komma hem sent ikväll och du lovade laga maten. Nu är jag skithungrig och vi har inget hemma!” utbrast jag till maken häromkvällen varpå han replikerade: ”Sade du verkligen det? Jag tyckte att det var imorgon du skulle bli sen?”. Så låter det hemma hos oss ibland, kanske kan du känna igen dig?

Jag kom att tänka på det här då jag häromdagen talade jag med två personer som kort innan dess haft ett möte med varandra. Den ena, vi kan kalla henne Lisa, var helt säkert på att hon tydligt och klart hade gett besked i en viktig fråga som varit uppe till diskussion. Hon hade helt enkelt sagt ”nej”. Den andra personen, vi kan kalla honom Linus, var lika säker på att beskedet varit ett annat nämligen ”ja”. Det här gav förstås upphov till en del förvecklingar när Lisa och Linus gick vidare med sina respektive föreställningar om hur arbetet skulle fortsätta. Varför blev det då så här och för den delen – varför blir det ganska ofta så här?

Att kommunikation kan vara svårt är knappast någon nyhet och de flesta av oss har åtminstone någon gång deltagit i en utbildning eller läst en bok som tagit upp ämnet. Egentligen vet vi alltså en hel del om hur vi kan få kommunikationen att fungera men trots det blir det så fel ibland. Så vad kan man göra för att undvika missförstånd av den sort jag beskrivit ovan? Kanske så här:

Om du är avsändare

Steg 1: Påminn dig om att kommunikation per definition uppstår endast då (minst) två parter utövar den. Att berätta eller förklara något för någon, oavsett hur tydlig du tycker att du är, betyder alltså inte att kommunikation har ägt rum. Kommunikationen uppstår istället i samspelet mellan avsändare och mottagare och det är först då det du har sagt (eller på annat sätt förmedlat) har tagits emot av någon som kommunikationen är ett faktum.

Steg 2: Ta ansvar för ditt sätt att kommunicera. Även om det budskap du vill förmedla är negativt eller krångligt måste du göra ditt bästa för att det ska bli tydligt. Och ju viktigare det är för dig att kommunikationen ska fungera, desto mer ska du förbereda dig eftersom ”det luddigt tänkta lätt blir det luddigt sagda”. Se därför till att du vet exakt vad du vill nå fram med och fundera över hur du kan göra det på bästa sätt givet förutsättningarna i situationen och hos mottagaren.

Steg 3: När det gäller mottagaren, eller kanske hellre ”din kommunikationspartner”, är det en god idé att vara förberedd på att hen inte alltid är 100% mottaglig för ditt budskap. Det kan bero på massor av olika faktorer som till exempel att hen a) helt enkelt inte alls tycker som du och helst vill slippa höra det du säger, b) redan tror sig veta vad du ska säga och omtolkar det du faktiskt förmedlar till något som passar in i denna förväntan eller c) har helt andra saker i tankarna och därför inte lyssnar ordentligt. Var därför uppmärksam på tecken som kan avslöja att din kommunikation inte riktigt går fram – den som fipplar med telefonen, knappar på datorn eller med kroppsspråket tydligt markerar avståndstagande är antagligen inte den mest aktive lyssnaren.

Steg 4: Skaffa dig bekräftelse på att mottagare har tagit emot din kommunikation. Be hen kommentera ditt budskap, ställ frågor eller be helt enkelt den du kommunicerar med att med egna ord beskriva vad hen har hört och vad ni eventuellt har kommit överens om.

Om du är mottagare

Kommunikation är alltså en ömsesidig aktivitet där både avsändare och mottagare måste bidra aktivt för ett framgångsrikt resultat. Om det är du som är mottagare av ett budskap, vare sig det är skriftligt eller muntligt, är det viktigaste att du verkligen gör ditt bästa för att förstå det. Råder minsta osäkerhet är det din uppgift att kommunicera tillbaka till avsändaren med frågor eller önskemål om förtydliganden.

Se där, det blev visst en minikurs i kommunikation tror jag! Vill du lära dig mer och få tillgång till smarta och användbara kommunikationsverktyg kan du anmäla dig till Chefsverkstadens kurs ”Kommunikation som fungerar”. Den består av sex avsnitt och innehåller faktatexter, tips och checklistor, reflektionsfrågor och träningsuppgifter. Om du vill kan du också göra en inlämningsuppgift, då får du ett kursintyg och kan lägga till en ny rad på ditt CV.